Найперший крок фахівця з добору кадрів і керівника складу підготувати так звані «профілі кандидата», що включають необхідні вимоги не тільки з позицій професійних, але особистісних якостей. На етапі співбесіди важливо виявити й відітнути від роботи з матеріальними цінностями кандидатів, для яких мотивація пошуку/зміни роботи – це пошук нових місць для реалізації свого кримінального таланта.
Необхідно ретельно вивчати «трудовий» шлях кожного кандидата з одержанням відповідних рекомендацій з колишніх місць роботи. Керуючий складом і Hr-Фахівець повинні періодично проводити моніторинг психологічного клімату в колективі, почувати настрій людей, гуртувати колектив і правильно його мотивувати.
Мотивація співробітників складу
Насамперед, у кожного співробітника складу повинно формуватися ясне розуміння невідворотності розкриття будь-якого розкрадання. Співробітник повинен пройти через співбесіду із представниками служби безпеки компанії, які роз'ясняють положення чинного законодавства (адміністративного й карного) відносно осіб, що зробили крадіжку або розкрадання. Працівник повинен розуміти, що укривання фактів злодійства й розкрадань робить його співучасником злочину. Працівник складу повинен почувати свою захищеність і без побоювання контактувати з керівництвом складу, представниками служби безпеки й віддала кадрів. Необхідно передбачити й матеріальні форми мотивації- такі як премії й коштовні подарунки за сумлінну працю, внесення пропозицій, що підвищують застосування нових технологій запобігання крадіжкам на складі.
Колективна матеріальна відповідальність, на думку авторів статті, не є ефективним мотиватором, з міркувань які описані вище. Переходьте від «колективної» відповідальності до «індивідуальної». Встановіть KPI по кожній «менеджерській» посаді складу й мотивуйте керівників по системі показників відхилень від товарного обліку й технологічних помилках.
Обов'язки служби безпеки
Служба безпеки повинна виконувати більш широкі функції, чим просто «охорона об'єкта». Рекомендуємо в складі такого підрозділу проводити роботи з наступних напрямків:
Аналіз і узагальнення досвіду розкриття крадіжок і розкрадань. Оцінка технологічної захищеності процесів складу відносно злодійства на основі аналізу застосовуваних кримінальних схем. Моніторинг ринків і стихійних барахолок на предмет виявлення товарів, що перебувають на зберіганні на складі. Взаємодія із МВС і прокуратурою з питань профілактики розкрадань і протидії розкрадачам.
У якості «класичних» зон відповідальності служби безпеки згадаємо:
Вхідний контроль персоналу й відвідувачів складу, у тому числі через КПП складу; Перевірка приміщень складу й співробітників на предмет приховання товару; Контроль доступом у приміщення складу, включаючи систему зберігання ключів; Контроль усіх службових і запасних входів; Контроль виносу сміття й відходів; Простежування місць переходу складської зони в офісну і т.д.; Особистий огляд співробітників; Участь у комісіях зі списання товару, проведенню інвентаризацій
Успішна й ефективна робота служби безпеки немислима без сучасних технічних засобів контролю й моніторингу.
Технічні засоби на боротьбі з розкраданнями
Найпоширенішим технічним засобом контролю на складах є система відеоспостереження в складі камер спостереження й датчиків керування камерами, зазвичай на рух. Основними завданнями такої системи є контроль охоронюваної зони складу, виявлення несанкціонуємих проникнень персоналу й/або сторонніх осіб в охоронювану зону й, що особливо важливо, достовірна ідентифікація осіб, що перебувають у зоні. Як відомо більшість складських приміщень не мають достатню освітленість, що дозволяє однозначно ідентифікувати людину по його обличчю, та ще часто камери спостереження розташовані у верхніх точках складу, та дають «картинку» під кутом, що утрудняє встановлення особистості співробітника. Щоб полегшити завдання розпізнавання рекомендуємо на спецодяг персоналу нашити особисті номери, за аналогією номерів футболістів, які будуть яскраво виділятися на моніторі навіть при мінімальному висвітленні зони. У технологію роботи складу вноситься положення про обов'язкове носіння номерного спецодягу на території складу й ідентифікації співробітника по його особистому номеру на моніторі відеоспостереження. Для забезпечення вибіркового спостереження й контролю, наприклад, за особливо коштовними товарами, можливо встановлення камер спостереження з датчиками руху. При фіксації датчиком руху об'єкта поблизу охоронюваного вантажу відбувається автоматичне включення камери й запис того, що відбувається. Камера може бути встановлена в схованому режимі й забезпечувати зйомку обличчя великим планом. Розкрадачі активно виявляють камери спостереження, тестують їх чутливість і зони контролю різними способами. Життя розкрадача утруднить встановлення камер-муляжів, за умови постійної ротації активних камер і бутафорії. Такі камери створюють відчуття безперервного контролю й підсилюють психологічний бар'єр, що перешкоджає здійсненню крадіжки. При цьому, навіть якщо співробітники знають що більше половини камер – муляжі, то думка що «саме ця камера» справжня – все рівно не буде залишати працівника, а, отже, страх буде сковувати його дії.
Якщо склад працює не цілодобово, то на нічний час більш раціонально встановлювати тандем відеокамери й датчика руху, щоб не споживати електроенергію й ресурси комп'ютера. При цьому відеокамера буде включатися щораз, як тільки на складі відбудеться який або рух. Датчиків руху на сьогоднішній момент на ринку превелика безліч, інфрачервоні, ультразвукові, мікрохвильові і т.д. Записи камер спостереження повинні архівуватися й зберігатися розумний час, що забезпечує аналіз усього ланцюжка руху товару у випадку проведеного розслідування. Стрімке здешевлення засобів зберігання даних дозволило зняти гостру проблему тривалого зберігання відеоархівів.
У якості додаткових коштів можуть застосовуватися контактні датчики, що спрацьовують у випадку несанкціонованого зняття товару з місця зберігання, спеціальні засоби, що маркірують розкрадача незмивною фарбою у випадку спроби проникнення усередину короба або палети.
Не будемо розкривати всіх секретів використання технічних засобів, але помітимо, що розробку такої системи для складу необхідно довірити відповідним професіоналам.
Усі вищеописані способи протидії й виявлення розкрадань дозволяють взяти ситуацію під контроль за рахунок формування усвідомлення невідворотності викриття й покарання: «вкраду-піймають-посадять». Однак не менш важливо, як говорилося раніше виключити або суттєво знизити, саму можливість злодійства. Мова йде про комплексний підхід у розробці адаптивних бізнес процесів роботи складу. Необхідно дотримуватися декількох простих, але ефективних правил:
Повсюдне використання протикрадіжкових систем обумовлене їхньою ефективністю – практично відразу після їх впровадження втрати від крадіжок знижуються на 40-60%, залежно від технічних характеристик системи й способу її встановлення.
У принципі існують і інші корисні бізнес-рішення в плані захисту від злодійства в магазинах. Зокрема, система контролю над результатом і технологія обмежувальних дій касира. У першому випадку мова йде про дещо змінену систему колективної й індивідуальної матеріальної відповідальності, що виражається в накладенні штрафів і видачі заохочень.
Злочин можна зробити поодинці, або в змові зі співробітниками компанії. При цьому способів крадіжки поодинці не так багато й усі вони досить примітивні. Злодій-Одинак – це типовий «несун». Він «бере те, що погано лежить», виносить товар на собі, якщо мова йде, наприклад, про склад з одягом або взуттям або «у собі», якщо «трудиться» на складі продовольства або фармацевтики.
Найперший крок фахівця з добору кадрів і керівника складу підготувати так звані «профілі кандидата», що включають необхідні вимоги не тільки з позицій професійних, але особистісних якостей. На етапі співбесіди важливо виявити й відітнути від роботи з матеріальними цінностями кандидатів, для яких мотивація пошуку/зміни роботи – це пошук нових місць для реалізації свого кримінального таланта.